مدیریت زمان و افزایش بهره وری

یکی از بهترین و مهمترین روشهای مدیریت زمان، نوشتن و جمع بندی کارهای لازم در ابتدای شروع روز است.

وقتی که یک روز خوب خدا شروع می شود، همه ی ما دوست داریم که آن روز را به بهترین و عالی ترین شکل به پیش ببریم و به اتمام برسانیم.

همه ی ما دوست داریم روزی را که شروع می کنیم، پر از کامیابی و پیشرفت باشد و احساس ما در آخر شب این باشد که روز پر بار و مفیدی را گذرانده ایم.

برای رسیدن به این هدف و بهره مندی از روشی مناسب و علمی، روشهای مدیریت زمان مطرح شده است. مدیریت زمان به این معنی است که ما توانایی انجام کارهای مهم را در زمان موجود داشته باشیم و قادر باشیم اقداماتی که برای خود مشخص ساخته ایم را انجام دهیم، البته انجام کار بایستی از کیفیت مناسبی نیز برخوردار باشد.

یکی از بهترین و مهمترین روشهای مدیریت زمان که من از آن بهره برده ام، نوشتن کارهای روز آینده در شب قبل و تکمیل و جمع بندی آنها در ابتدای شروع روز است.

شما برای انجام اینکار بایستی یک دفترچه ی ساده، ویژة اینکار داشته باشید. تاریخ هر روز را در قسمت بالای هر صفحه درج کنید و بدین ترتیب صفحه ای آماده برای وارد کردن کارهای قابل انجام و ضروری آن روز خواهید داشت.

در طول روز، کارهایی که برای روز بعد بایستی انجام گیرد، در صفحه ی مربوط به تاریخ مورد نظر، وارد کنید و اینکار را تا پایان شب ادامه دهید. سپس، در ساعات ابتدایی صبح روز بعد، ضمن در نظر گرفتن موارد یادداشت شده، به اهدافی فکر کنید که برای آن روز بایستی انجام دهید و تمام آنها را یادداشت کنید.

این اهداف می تواند طبق فرمول ۱ ۳ ۵ تعیین شود. به این معنی که شما در آن روز بایستی یک اقدام بزرگ و مهم را به انجام برسانید (می تواند نوشتن یک مقاله باشد یا بخشی از کتابتان)، سه اقدام متوسط داشته باشید (مثل تعمیر ماشین، خرید مایحتاج منزل و …) و نهایتاً پنج اقدام کوچک انجام دهید (مانند پاسخ به ایمیل، یک تلفن مهم و …)

هر یک از این اقدامات می تواند یکی از موارد ضروری زندگی شما را پوشش دهد. اگر مواردی که یادداشت کرده اید و بایستی در این روز انجام دهید را نگاه کنید، برای شما روشن خواهد شد که این موارد در یکی از این سه دسته قرار می گیرد:

کار مورد نظر شما اقدامی بزرگ و وقت گیر است که در اینصورت در طول روز عملاً می توانید فقط یک اقدام بزرگ اینچنینی انجام دهید، زیرا وقت شما در طول روز محدود است و گاهی اوقات توان و انرژی زیادی از شما خواهد گرفت که قادر به انجام اقدامی مشابه در همان روز نخواهید بود.

در حالت دیگر، کار مورد نظرتان اقدامی متوسط و البته مهم است. این مجموعه کارها می تواند در زمان خاص و یا بصورت شناور در روز صورت گیرد. به این معنی که یا لازم است کار را در زمان مشخص انجام دهید، که در اینصورت با برنامه ریزی قبلی، آن هدف را در زمان تعیین شده به انجام می رسانید. یا اینکه زمان معینی برای انجام آن وجود ندارد که در اینصورت فقط بایستی آنرا تا پایان روز انجام دهید.

حالت سوم برای اهدافیست که اگر چه مهم هستند، اما در زمان کوتاه قابل پیگیری و انجامند و شما می توانید حتی در خلال کارهای بزرگترتان آنها را صورت دهید.

دسته بندی بالا به شما کمک می کند تا کارهای خود را از لحاظ زمان لازم برای اجرا، تقسیم بندی کنید.

خوب، تا اینجا شما مطمئن شده اید که با این روش خواهید توانست کارهای لازم و ضروری هر روزه ی خود را شناسایی کنید و لیستی را تهیه نمایید که تمام اهداف مورد نظرتان را به یک کار بزرگ، سه کار متوسط و پنج کار کوچک دسته بندی نماید. سؤالی که مطرح می شود اینست: با چه ترتیبی کارهای مشخص شده را به انجام برسانیم و چطور اطمینان پیدا کنیم که تا پایان روز خواهیم توانست به همه ی آنها جامه ی عمل بپوشانیم؟

برایان تریسی درکتاب "قورباغه را قورت بده" راهکار حساب شده و منطقی ایی ارائه می نماید. او می نویسد:

"اگر قرار باشد در اول روز، قورباغه ای را قورت بدهی، در باقی روز خیالت راحت خواهد بود که بدترین و سخت ترین کار آن روز را انجام داده ای. قورباغه ی شما در واقع بزرگترین و مهم ترین کاری است که باید انجام بدهید. کار مورد نظر، همان کاری است که انجام آن در حال حاضر می تواند بیش ترین تأثیر را در زندگی شما بگذارد."

پس، از مهم ترین و سخت ترین کار شروع می کنیم. از بین کارهایی که در لیست شما وجود دارد، مواردی را پیدا کنید که انجام آنها بیشترین تأثیر را در زندگی تان می گذارد. خواه این مورد از دسته ی اول باشد و زمان زیادی نیاز داشته باشد، خواه متوسط باشد و خواه کوچک. وقت گیر یا کوتاه بودن کار، ملاک اولویت داشتن آن نیست، بلکه ممکن است کاری از دسته ی پنج تایی ها باشد و زمان کمی طلب کند، اما از نظر ذهن شما بسیار سخت و در عین حال مؤثر باشد. وظیفه ی شما اینست که به این کار، اولویت بالاتری بدهید. پس آنرا در لیست خود بالا بیاورید.

شاید دو اقدام داشته باشید که اولی تأثیر گذار و سخت باشد و دیگری اقدامی تأثیر گذار و راحت. اشکالی ندارد، شما به اولی اولویت بالاتری بدهید.

ممکن است دو اقدام داشته باشید که اولی، کم تأثیر و راحت باشد و دیگری، کم تأثیر اما سخت، باز هم ایرادی ندارد که اقدام اول را اولویت دهید. زیرا تأثیر گذاری در اولویت است نه سختی دادن به خود.

این راهکار می تواند برنامه ی روشنی برای انجام کارها در طی روز به ما ارائه نماید و تقریباً ما را مطمئن کند که به تمام کارهای خود خواهیم رسید.

سؤال دیگری که می تواند مطرح شود اینست که اگر تعداد کارهای ما بسیار بیشتر از تکنیک ۱ ۳ ۵ باشد، چه راهکاری وجود دارد که بتوانیم به همه ی آنها برسیم؟

سؤال خوبیست، و بهترین پاسخ را دکتر استفان کاوی در کتاب "هفت عادت مردمان مؤثر" ارائه می دهد. دکتر کاوی تمام کارهایی که ممکن است به ذهن شما خطور کند را به چهار دسته، تقسیم بندی می کند که در زیر نمایان است:

 

فوری

غیر فوری

مهم

بحرانها، مشکلات فشارآور، پروژه های مدت دار

استحکام روابط، تشخیص فرصتهای تازه، برنامه ریزی، تفریح سازنده

غیر مهم

تلفن ها، برخی نامه ها، بعضی از جلسات، رعایت امور همه پسند

بعضی از مکالمات تلفنی، اتلاف وقت، تماشای زیاد تلویزیون

 

 

در این شیوه، ما تنها به امور مهم می پردازیم و در برنامه ی روزانه مان می گنجانیم، خواه فوری باشد و خواه غیر فوری. اما با امور غیر مهم به دو شیوه برخورد می کنیم:

اگر کار مورد نظر، امری غیر مهم و فوری باشد، سعی می کنیم تا جایی که امکان دارد انجام آنرا به دیگران واگذار نماییم و در واقع، وقتی برای آن نگذاریم، چرا که برای ما مهم نیستند. و در صورتی که امری غیر مهم و غیر ضروری اند، سعی می کنیم آنها را کاملاً از زندگی مان حذف نماییم، هر چند که به برخی عادت کرده باشیم.

حذف این دو بخش از امور، تا حدود زیادی از حجم کارهای ما خواهد کاست و به ما فرصت می دهد تا بهتر و مؤثرتر عمل نماییم.

امیر احمدی

یک دیدگاه در “مدیریت زمان و افزایش بهره وری

  • مرداد-۱۳۹۶ در۱۰:۴۵ ق.ظ
    پیوندیکتا

    بسیار عالی و کاربردی بود

    پاسخ

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.