اولویت بندی کارها و مدیریت زمان
اگر امور زندگی مان را از جهت مهم یا غیرمهم بودن و فوری یا غیرفوری بودن دسته بندی نماییم، به ماتریس آیزنهاور و چهار بخشِ تأمل برانگیزِ آن می رسیم که نشان می دهد اولویت کدام کارها بیشتر است.
.
مهم یا غیر مهم
حتماً قبول دارید که ما در تشخیصِ اهمیت امور و اینکه کدام کار، مهم است و کدام غیرمهم، تقریباً اشتباه نمی کنیم، اما این آگاهی، لزوماٌ به انجامِ کار مهمتر منجر نمی شود و در این تصمیم گیری، عواملِ متعددی از جمله هیجان و احساس نیز دخیل است. اما بیایید یکبار، کارهایی که در طول روز انجام می دهیم را یادداشت کنیم و سپس در این دو دسته، قرار دهیم. با دقت ببینید کدام مهم است و کدام غیرمهم.
.
فوری یا غیرفوری
در مرحله ی بعد، کارهایی که یادداشت کرده ایم را از این منظر نگاه کنیم که آیا فوری هستند یا غیرفوری. آیا همان لحظه بایستی انجام شود یا می تواند به بعد موکول شود. به این ترتیب تمام امور زندگی مان به چهار بخش زیر تقسیم می شود:
- مهم و فوری
- مهم و غیرفوری
- غیرمهم و فوری
- غیرمهم و غیرفوری
.
کارهای مهم و فوری
شامل کارهایی ست که در لحظه بوجود می آیند و بایستی همان لحظه پاسخ داده شوند. معمولاً امور شغلی شامل این موارد است. مثل گزارش های اضطراری، تماس های ضروری، خرابی ها و غیره. مواردی که در این بخش جای می گیرد را ضرورت می نامند و اقدامِ ما نسبت به آنها اینست که “انجامش دهیم”.
.
کارهای مهم و غیرفوری
شامل اموری ست که اگرچه مهم اند، اما فوریتی در آنها نیست. موارد این بخش، معمولاً به بوته ی فراموشی سپرده می شوند و در اولویت بندی ما قرار نمی گیرد، زیرا همواره دلیلی برای به تعویق انداختن آنها پیدا می شود. نداشتن انگیزه و اهمال کاری، مهمترین عواملِ انجام نشدن این امور است. انجام این امور، نشانه ی ذکاوت است.
ورزش کردن، مطالعه، آموزش دیدن، سر زدن به اقوام، برطرف کردن کدورت ها و موارد اینچنینی، در این قسمت جای می گیرد و دلیل عقب ماندن و پیشرفت نکردن افراد است. بخاطر اهمیتِ این بخش و از طرفی عدم فوریتِ آن، بایستی برای انجام هر یک، حتماً زمانبندی نماییم.
کارهای غیرمهم و فوری
شامل اموری ست که اگرچه فوریت دارند و بایستی به سریعاٌ به آنها رسیدگی شود، اما اهمیت زیادی ندارند و معمولاً قابل جایگزینی یا سپردن به دیگران است. مانند پاسخ به تلفن های غیرضروری، پرداخت قبوض و اقساط، تعمیر خودرو و غیره. کارهایی که در این بخش می گنجد، بطالت است، زیرا فایده ی خاصی در انجام آنها نیست، اما بخاطر فوری بودن آنها، می توان انجام آنها را به شکل مناسب، به فرد دیگری واگذار کرد.
.
کارهای غیرمهم و غیرفوری
مواردی که در این بخش قرار می گیرد، متأسفانه شامل بسیاری از امور روزمره ی ماست و دارای اولویت می باشد. کارهایی که نه مهم اند و نه فوری. مثل چرخیدن در شبکه های اجتماعی، صحبت کردن درباره ی دیگران، باز کردن ایمیل های غیرضروری و غیره. انجام این امور، حماقت نام دارد و بایستی تا جای ممکن حذف شود.
.
چطور شروع کنیم؟
آنچه که برای این چهار بخش بایستی انجام دهیم را به اختصار برایتان می آورم. شرح بیشترِ آن را در ویدئوی انتهای همین مقاله توضیح داده ام:
- برای امور ضرورت بایستی سیستم سازی کنیم،
- امور ذکاوت را بایستی عادت سازی کنیم،
- برای موارد بطالت، بایستی برون سازی نماییم و
- حماقت ها را نیز بایستی بهسازی کنیم.
.
.
شرح این موارد را در یکی از جلساتِ آموزشی توضیح داده ام. امیدوارم بتوانید بصورت عملی در زندگی تان به اجرا درآورید:
.
